Recallprocedures

Een recallprocedure opstellen voor uw voedselveiligheidsplan

Ondanks een goed uitgedacht voedselveiligheidssysteem kunnen er binnen uw bedrijf dingen mislopen. In dat geval is het van groot belang dat er snel en efficiënt gehandeld kan worden. Om dit te kunnen bereiken, dient u van tevoren een recallprocedure vast te leggen in uw voedselveiligheidsplan. U bent als bedrijf wettelijk verplicht een melding te maken bij de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit als een signaal u doet vermoeden dat u een onveilig product op de markt heeft gebracht. Het maken van een melding kan via het Meldpunt van de NVWA.

Aanleidingen voor een terugroepactie of recall kunnen op een aantal manieren worden opgevangen. Misschien heeft uw leverancier een signaal afgegeven of heeft een van uw medewerkers opgevangen dat een product niet van de gebruikelijke kwaliteit is. Er kan ook een klacht zijn binnengekomen van uw klanten of een opdracht gegeven zijn vanuit de NVWA voor een terugroepactie.

In alle gevallen wordt er alleen een recall gestart als er twijfel bestaat over de kwaliteit in relatie met de volksgezondheid. Om vast te stellen of u een terugroepactie moet uitvoeren, heeft de NVWA de Meldwijzer als hulpmiddel ingezet. Een voorbeeld van een aanleiding tot een recallactie is als er is geconstateerd dat er ontoelaatbare hoeveelheden toxische of verboden stoffen in voedingsmiddelen zijn ontdekt.

Stap voor stap een recallprocedure doorlopen

In het geval van een recall, moet u instaat zijn binnen beperkte tijd (sommige beweren binnen 4 uur, al is dit niet wettelijk vastgelegd) de volgende acties te ondernemen:

Stap 1. Vaststellen of er sprake is van een aanleiding tot recall

Met behulp van de Meldwijzer op de website van de NVWA kunt stapsgewijs vragen van een beslisboom doorlopen om vast te stellen of er aanleiding is tot een recall. De Meldwijzer maakt onderscheid tussen schadelijke en ongeschikte levensmiddelen waarbij schadelijke levensmiddelen een direct gevaar voor de volksgezondheid vormen en ongeschikte levensmiddelen kwalitatief onaanvaardbaar zijn voor de consument.

Stap 2. Een inventarisatie maken

Als er sprake is van een recall, bent u wettelijk verplicht om digitaal een melding te maken bij het Meldpunt van de NVWA. Bij het maken van een melding moet u een aantal gegevens paraat hebben. Het is dus verstandig eerst met behulp van uw recallprocedure de volgende gegevens vast te stellen:

De aanleiding van de recall en een omschrijving van het probleem
De datum en het tijdstip van de melding en hoe lang het heeft geduurd voordat de recall is afgerond
Een omschrijving van het foutieve product waarbij aandacht is voor de intern gehanteerde productnaam (of gehanteerd nummer), de charge van het product en de houdbaarheidsdatum
Een massabalans: Dit betreft een inventarisatie van hoeveel producten nog voorradig zijn en hoeveel producten er in de omloop zijn. Onderdeel van de massabalans is ook een bestand met adressen en contactgegevens van afnemers van het foutieve product, inclusief datum van afname. Elk product dient hierbij getraceerd te kunnen worden
U legt vast op welke manier u ervoor gaat zorgen dat de consumenten die het product hebben gekocht, worden ingelicht over de terugroepactie
U legt vast hoe en waar naartoe de foutieve producten door de consumenten worden teruggestuurd inclusief een procedure voor wat er gaat gebeuren nadat zij retour zijn ontvangen (in bewaring nemen of vernietigen bijvoorbeeld)

Stap 3. Een melding maken bij de NVWA

Nadat u de benodigde data heeft verzameld, maakt u een melding van de terugroepactie bij het Meldpunt van de NVWA. Door middel van uw recallprocedure en de bijbehorende registraties kunt u snel en efficiënt de NVWA op de hoogte stellen van de situatie.

Stap 4. Het informeren van afnemers

U stelt met behulp van uw adressenbestand de afnemers van uw producten op de hoogte. In uw recallprocedure heeft u vastgelegd wat hiervoor de meest geschikte methode is (telefonisch contact, per mail of door middel van een persbericht, bijvoorbeeld). Daarnaast informeert u de afnemers naar welk adres de producten retour gezonden kunnen worden.

Stap 5. Verwerken van retourgezonden producten

Alle medewerkers die te maken krijgen met retourgezonden producten worden ingelicht over hoe zij met deze producten om moeten gaan. In veel gevallen mogen de producten niet langer worden verhandeld en moeten deze worden vernietigd. Ook dit wordt in de recallprocedure en in registraties vastgelegd.

Stap 6. Evalueren en corrigeren

Volgens de HACCP-systematiek dient u de terugroepactie achteraf te evalueren en de effectiviteit van de recall jaarlijks te testen. Op deze manieren kunt u namelijk nagaan of het noodzakelijk is om aanpassingen te maken in de huidige recallprocedure. Indien gewenst, kan hier ook een inventarisatie van de kosten worden gemaakt die gemoeid waren met de recall.

Stap 7. Documentatie

De HACCP-systematiek schrijft ook voor dat de nodige documentatie wordt vastgelegd van zowel de recall als recalltesten. Dit betreft bijvoorbeeld correspondentie met klanten en de NVWA, pakbonnen, facturen en voorraadoverzichten. Bij een echte recall is het verplicht om de documentatie te bewaren, zodat de NVWA dit ter controle in kan zien. U zult na een terugroepactie, namelijk nog enige tijd op de radar van de NVWA aanwezig zijn.